Plan het onderhoud van een bedrijfspand in drie lagen: de buitenschil die het pand droog houdt, de binnenafwerking die medewerkers en klanten zien, en de installaties waarvoor keuringen en onderhoudscontracten gelden. Leg dat vast in een meerjarenplan en voer het werk uit op momenten dat het de bedrijfsvoering het minst raakt.
Waarom een plan beter werkt dan reageren
In veel bedrijfspanden wordt onderhoud pas gedaan als er iets kapot is: een lekkage, een kozijn dat niet meer sluit, een plafondplaat met een vochtkring. Dat is duurder dan gepland onderhoud, omdat er naast het herstel ook gevolgschade is, en het werk moet dan worden gedaan op een moment dat slecht uitkomt.
Een meerjarenonderhoudsplan brengt per onderdeel in kaart wat de staat is, wanneer het aan de beurt is en wat het ongeveer gaat vragen. Zo ziet u welke grote uitgaven er de komende jaren aankomen en kunt u werk combineren. Bij VvE's is zo'n plan gebruikelijk, en het principe werkt voor een bedrijfspand net zo goed, zie ook schilderwerk in het meerjarenonderhoudsplan.
Huurt u het pand, kijk dan eerst in het huurcontract wie verantwoordelijk is voor welk onderhoud. Vaak ligt de buitenschil en de constructie bij de verhuurder en het binnenwerk en klein onderhoud bij de huurder, maar dat verschilt per contract.
Wat er in het plan hoort
Een bruikbaar plan voor een bedrijfspand bevat in elk geval deze onderdelen:
- Daken: dakbedekking, aansluitingen, daktrim, hemelwaterafvoeren en lichtkoepels. Een lekkage op een plat dak begint vaak bij een aansluiting.
- Gevels en kozijnen: schilderwerk, kitwerk rond kozijnen en in dilatatievoegen, houtrot, voegwerk en eventueel gevelreiniging.
- Binnenafwerking: wanden en plafonds in kantoren, gangen en trappenhuizen, systeemplafonds, deuren en kozijnen.
- Sanitaire ruimtes en pantry's: kitnaden, tegelwerk, kranen en afvoeren, die in een druk gebruikt pand sneller slijten dan thuis.
- Vloeren: tapijt, pvc of gietvloer in looproutes, die het eerst slijten.
- Installaties: verwarming, koeling en ventilatie met filters en onderhoudscontracten, en de elektrische installatie.
- Brandveiligheid: blusmiddelen, noodverlichting en een eventuele brandmeldinstallatie, met de controles die daarvoor gelden.
Buiten: het pand droog houden
De buitenschil heeft de hoogste prioriteit, omdat water dat binnenkomt de meeste schade doet. Platte daken op bedrijfspanden zijn groot en worden zelden bekeken. Een jaarlijkse inspectie, met het schoonmaken van afvoeren en het nalopen van aansluitingen, voorkomt de meeste lekkages. Waar u bij een lekkage op let, leest u in lekkage bij een plat dak.
Kozijnen en kitwerk zijn de tweede bron van problemen. Kit rond kozijnen en in de dilatatievoegen van de gevel veroudert en laat los, waardoor water achter het kozijn of in de spouw komt. Kitwerk en buitenschilderwerk gaan daarom bij voorkeur in één ronde, met houtrotherstel in dezelfde opdracht. Hoe u ziet wanneer kit aan vervanging toe is, leest u in kitwerk rond kozijnen buiten.
Ook de uitstraling telt mee. De entree, de gevel aan de straatkant en de bewegwijzering zijn het eerste wat klanten zien. Verweerd schilderwerk of groene aanslag geeft een indruk die niet past bij een goed lopend bedrijf.
Binnen en installaties
Binnen slijten looproutes, deuren en de wanden in gangen en trappenhuizen het snelst. Een rondgang per jaar laat zien waar stootschade, vlekken of loslatende kit zitten. Wie die plekken op tijd bijwerkt, hoeft minder vaak een complete ruimte te schilderen. Kies op plekken met veel verkeer een slijtvaste, afwasbare muurverf of een wandafwerking die tegen een stootje kan, zoals glasvezelbehang.
In sanitaire ruimtes en pantry's gaat het vaak om kleine dingen met grote gevolgen. Een kitnaad die loslaat langs een aanrecht of wastafel, laat water in de wand of het meubel lopen. Een lekkende kraan of een trage afvoer valt in een pand waar veel mensen komen minder snel op dan thuis, omdat niemand zich er eigenaar van voelt. Wijs iemand aan die zulke meldingen verzamelt en doorgeeft.
Voor installaties gelden vaak keuringen. Een bekende is de periodieke inspectie van de elektrische installatie volgens NEN 3140, waar verzekeraars bij bedrijfspanden regelmatig om vragen. Ook blusmiddelen en noodverlichting worden periodiek gecontroleerd door een gespecialiseerd bedrijf. Afhankelijk van het gebruik van het pand kunnen er nog andere verplichtingen gelden. Zet al die momenten in hetzelfde plan, zodat niets wordt vergeten.
Werken rond het gebruik van het pand
Het grootste verschil met onderhoud aan een woning is dat het pand in gebruik is. Medewerkers moeten door kunnen werken, klanten moeten binnen kunnen komen en de bedrijfsvoering mag niet stilvallen. Daarom wordt binnenwerk vaak per zone gepland, buiten kantoortijd of in een rustige periode zoals de zomervakantie of de weken rond de jaarwisseling.
Spreek vooraf af waar materiaal kan staan, welke routes vrij moeten blijven en hoe stof wordt beperkt. Gebruik in ruimtes die snel weer in gebruik moeten geurarme, watergedragen verf. Zorg aan beide kanten voor één aanspreekpunt, zodat vragen tijdens het werk snel worden opgelost.
Let bij de begroting op de btw. Het verlaagde tarief van 9% op het arbeidsloon voor onder meer schilder- en stucwerk is bedoeld voor woningen ouder dan twee jaar; voor een kantoor of bedrijfspand moet u daar niet van uitgaan. Wat de prijs verder bepaalt: de oppervlakte, de staat van het pand, de bereikbaarheid en hoogte, en of er buiten werktijd moet worden gewerkt.
Onderhoud aan bedrijfspanden door Van der Lugt
Van der Lugt doet onderhoud aan woningen, kantoren, bedrijfspanden en gemeenschappelijke ruimtes van VvE's in de regio Utrecht. Schilderwerk, kitwerk, houtrotherstel en kleine reparaties gaan in één ronde, en de planning stemmen we af op het gebruik van het pand. Na een gratis opname van het pand krijgt u een vaste prijs op papier. Meer leest u op onderhoud in Utrecht en schilderwerk in Utrecht.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet een bedrijfspand worden geschilderd?
Dat hangt af van de ligging, het materiaal en de staat. Voor buitenschilderwerk geldt gemiddeld een cyclus van vijf tot zeven jaar, met een inspectie tussendoor. Binnen bepaalt het gebruik het tempo: een druk trappenhuis is eerder aan de beurt dan een rustige vergaderruimte.
Kan het werk buiten kantoortijd worden gedaan?
Voor binnenwerk is dat vaak mogelijk, en soms de enige manier om de bedrijfsvoering niet te storen. Spreek het vooraf af, zodat het in de planning en de prijs is meegenomen.
Wie stelt het meerjarenonderhoudsplan op?
Een eigenaar kan het zelf opstellen op basis van een inspectie, of het laten maken door een gespecialiseerd bureau. Een onderhoudsbedrijf kan bij de inspectie helpen met de staat van schilderwerk, kitwerk, goten en daken.
Bronnen en verder lezen
Waar regels gelden, verwijzen we naar de officiële bron. Zo weet u dat het klopt.
